Společnost Podnik města Slavonice s.r.o.

Ič: 25170872, se sídlem Slavonice, Polni 61, PSČ 378 81

zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, v oddíle C, vložce číslo 7549

 

Přijala coby správce osobních údajů tyto

Zásady zpracování osobních údajů partnerů společnosti
Podnik města Slavonice s.r.o.

1. ÚVOD

 

1.1 Společnost Podnik města Slavonice s r. o. (dále jen „PMS s.r.o.“), IČO: 25170872, se sídlem Polní 61, 378 81 Slavonice, jakožto správce osobních údajů, tímto informuje dodavatele, odběratele, právnické i fyzické osoby, (dále jen „subjekt údajů“) o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany PMS s.r.o., v pozici smluvního partnera, včetně rozsahu práv subjektu údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů společností PMS s.r.o..

  

1.2 PMS s.r.o. zpracovává osobní, výjimečně také citlivé údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů; dále jen „GDPR“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

  

1.3 Informace obsažené v tomto dokumentu se použijí zejména na fyzické osoby, které zastupují smluvní partnery (právnické osoby), a na skutečné majitele takových smluvních partnerů, poskytujících společnosti PMS s.r.o. osobní údaje, dále na zaměstnance smluvních partnerů a v přiměřeném rozsahu též na smluvní partnery potenciální či budoucí (tj. osoby, se kterými doposud nebyla navázána spolupráce), jakož i na smluvní partnery bývalé. Vedle toho se mohou informace zde obsažené uplatit též na zpracování osobních údajů dalších fyzických osob, souvisí-li zpracování jejich osobních údajů se vztahem mezi společností PMS s.r.o. smluvním partnerem.

  

1.4 PMS s.r.o. shromažďuje a zpracovává osobní údaje pouze v souladu se stanovenými účely a nezbytném rozsahu po dobu nezbytnou pro naplnění stanoveného účelu.

  

2. ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

2.1 Při zpracování osobních údajů v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery respektujeme a ctíme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů, přičemž dodržujeme zejména následující zásady:

 

(a) osobní údaje zpracováváme korektně, zákonným a transparentním způsobem;

 

(b) shromažďování osobních údajů probíhá výhradně pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nezpracováváme je dále způsobem, který je s těmito účely neslučitelný;

 

(c) rozsah zpracovávaných osobních údajů je přiměřený, relevantní a omezený pro naplnění stanovených účelů;

 

(d) jsou přijata veškerá rozumná opatření, abychom zpracovávali výhradně přesné a aktualizované osobní údaje a aby osobní údaje, které jsou nepřesné, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;

 

(e) osobní údaje uchováváme po dobu, která je nezbytná pro účely, pro které jsou zpracovávány;

 

(f) zpracování osobních údajů probíhá pouze způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

 

3. TOTOŽNOST A KONTAKTNÍ ÚDAJE SPRÁVCE

 

3.1 Správcem osobních údajů jsme my, tj. Podnik města Slavonice s r. o., se sídlem Polní 61, 378 81 Slavonice, IČO: 25170872, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 7549 ze dne 18.12.1997

 

3.2 Jakožto správce určujeme účely a prostředky zpracování osobních údajů, jak je popsáno v tomto dokumentu. V případě jakýchkoliv dotazů ohledně zpracování osobních údajů se můžete na naši společnost obracet písemně na adresu našeho sídla Polní 61, 378 81 Slavonice, nebo prostřednictvím emailu na info@slavonice-pms.cz

4. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD PRO ZPRACOVÁNÍ

 

Společnost PMS s.r.o. zpracovává osobní údaje v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery v níže uvedených případech:

4.1 Zpracování osobních údajů fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery je nezbytné pro účely plnění objednávky a smlouvy se smluvními partnery a dále zajištění některých činností nezbytných pro fungování společnosti PMS s.r.o. jako obchodní

 

společnosti. V těchto případech jsou osobní údaje zpracovávány pro účely plnění smlouvy jako takové, respektive nákupu produktu či služby, a související činnosti, zejména evidence objednávek, zakázek, přijatých faktur, aby bylo možné zajistit plnění smlouvy a zároveň omezit rizika, která plynou společnosti PMS s.r.o. z případného neplnění závazků ze strany smluvního partnera. Zpracování osobních údajů ve výše uvedených případech je smluvním požadavkem a neposkytne-li smluvní partner potřebné údaje, nebude možné s ním smlouvu či objednávku uzavřít.

 

4.2 Zpracování je nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti PMS s.r.o. či třetích osob. Společnost PMS s.r.o. může zpracovávat osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery bez souhlasu těchto osob též, pokud oprávněné zájmy společnosti PMS s.r.o. (či třetí osoby) převažují nad zájmy nebo právy a svobodami těchto osob, včetně práva na ochranu soukromí a osobních údajů. Jedná se o následující oprávněné zájmy společnosti PMS s.r.o. či třetích osob:

 

(a) hodnocení důvěryhodnosti smluvního partnera, vymáhání pohledávek a obhajoba právních nároků společnosti PMS s.r.o.;

 

(b) vnitřní administrativní účely společnosti PMS s.r.o., provádění analýz, reporting, vyhodnocování rizik apod.;

 

(c) činnosti spojené s řešením újmy zákazníků způsobné v souvislosti s podnikáním společnosti PMS s.r.o., vyřizování stížností či podnětů zákazníků a občanů a další činnosti spojené s ochranou dobré pověsti společnosti PMS s.r.o.;

 

(d) ochrana majetku, života a zdraví zaměstnanců, smluvních partnerů, zákazníků a osob vstupujících do našich objektů.

 

 

4.3 Zpracování je nezbytné pro účely plnění zákonných povinností, které spočívají v:

 

(a) Zveřejňování smluv: Společnost PMS s.r.o., je povinna zveřejňovat některé smlouvy v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Při tom zpravidla dochází ke zpracování osobních údajů (zejména identifikačních) fyzických osob zastupujících smluvní partnery.

 

(b) Zadávání veřejných zakázek: V některých případech je společnost PMS s.r.o. povinna zajistit dodávku zboží nebo služeb (včetně stavebních prací) formou veřejné zakázky. V takovém případě je veřejným zadavatelem dle ustanovení § 4 odst. 4 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, a musí plnit povinnosti tímto zákonem předepsané. Při tom zpravidla dochází ke zpracování osobních údajů (zejména identifikačních) fyzických osob zastupujících smluvní partnery a případně též zaměstnanců dodavatele.

 

 

5. KATEGORIE DOTČENÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

5.1 Společnost PMS s.r.o. zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracovávány jsou zejména:

 

a) kontaktní a identifikační údaje občanů, osob, zastupujících smluvní partnery nebo skutečných majitelů smluvních partnerů, případně zaměstnanců smluvních partnerů (např. jméno, příjmení a titul, datum narození, mobilní telefon, e-mailová adresa, číslo občanského průkazu);

 

b) údaje prokazující kvalifikaci a bezúhonnost osoby, jejímž prostřednictvím má být zajištěno plnění veřejné zakázky (zejména doklad o profesní kvalifikaci, výpis z rejstříku trestů);

 

c) další osobní údaje poskytnuté smluvním partnerem ve smlouvě a při jednání o smlouvě či při poskytování služeb;

 

d) konkrétní rozsah zpracovávaných osobních údajů v daném případě závisí zejména na povaze produktu či služby poptávaného či dodávaného ze strany PMS s.r.o..

 

6. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

6.1 Potřebné osobní údaje získáváme zejména od smluvních partnerů v rámci jednání o uzavření smlouvy či v průběhu poskytování služby smluvním partnerem, nebo při osobní a písemné komunikaci se smluvními partnery, včetně komunikace emailem. Vybrané osobní údaje můžeme získávat též z veřejně dostupných zdrojů, zejména z veřejných rejstříků, tj. z obchodního rejstříku, nebo insolvenčního rejstříku, z dlužnických registrů, nebo z vlastní činnosti při hodnocení údajů, které nám smluvní partneři poskytují v souvislosti s plněním příslušných smluv.

6.2 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery jsou zpracovávány především zaměstnanci společnosti PMS s.r.o.. Způsob, kterým společnost PMS s.r.o. zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery, zahrnuje manuální i automatizované zpracování v informačních systémech společnosti PMS s.r.o.. V případě, že je dodávka některých produktů nebo služeb zajišťována formou veřejné zakázky, může zpracování provádět rovněž externí administrátor na základě smlouvy.

 

7. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

7.1 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery jsou předávány třetím osobám, které spolupracují s PMS s.r.o. zejména v souvislosti s administrací veřejných zakázek a podílí se na zpracování osobních údajů fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu s platnými právními předpisy. Při tom je postupováno s náležitou péčí s cílem zajistit odpovídající úroveň ochrany pro zpracovávané osobní údaje, zejména je s třetími osobami uzavírána smlouva, která obsahuje ujednání o zpracování osobních údajů a odpovídající záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi dodržuje sama společnost PMS s.r.o..

 

7.2 Pro účely plnění svých povinností je společnost PMS s.r.o. oprávněna nebo přímo povinna (tj. bez souhlasu subjektu údajů) předávat jeho osobní údaje:

 

a) orgánům veřejné moci v souvislosti s plněním zákonných povinností (orgány činné v trestním řízení apod.);

 

b) smluvním partnerům PMS s.r.o., kteří potřebují mít k těmto osobním údajům přístup v souvislosti s plněním svých smluvních závazků vůči PMS s.r.o.;

 

c) dalším subjektům, je-li to v souladu s oprávněnými zájmy společnosti PMS s.r.o. či třetích osob (soudy, exekutoři apod.).

 

7.3 Vedle toho mohou být osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery v přiměřeném rozsahu předávány na podkladě příslušné písemné smlouvy třetím osobám, jejichž zaměstnanci a systémy se podílí na zpracování osobních údajů těchto osob jako tzv. zpracovatelé. Jedná se zejména o tyto kategorie dodavatelů: poskytovatelé IT služeb, poskytovatelé právních služeb, poskytovatelé tiskových, poštovních a kurýrních služeb.

 

7.4 V souvislosti s plněním svých zákonem stanovených povinností může být společnost PMS s.r.o. též povinna zveřejnit některé osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery (zejména v souvislosti s plněním povinností dle zákona o registru smluv).

 

7.5 Osobní údaje fyzických osob zpracovávané v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery jsou zpracovávány výhradně na území České republiky.

 

8. DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

8.1 Společnost PMS s.r.o. zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti se vztahy mezi společností PMS s.r.o. a jejími smluvními partnery pouze po nezbytnou dobu odpovídající účelu zpracování, přičemž průběžně posuzuje, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistí, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, odstraní je.

 

8.2 V té souvislosti obecně platí, že pro účely plnění smlouvy se smluvními partnery, respektive pro odběr produktů a služeb jsou osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smlouvy se společností PMS s.r.o., resp. po dobu vyžívání dané služby, a dále vždy po dobu, stanovenou právními předpisy, případně i po jejím uplynutí dále do doby, kdy existuje reálně riziko vzniku případného vymáhání pohledávek z daných smluv či poskytovaných služeb, kdy takové zpracování obvykle souvisí s ochranou oprávněných zájmů společnosti PMS s.r.o. či třetích osob. V případě smluvních partnerů činí tato doba obvykle nejvýše 10 let od ukončení smluvního vztahu.

9. PRÁVA SOUVISEJÍCÍ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

V souvislosti se zpracováním osobních údajů ze strany společnosti PMS s.r.o. mají fyzické osoby (subjekt údajů) zejména následující práva:

 

(a) Právo na přístup k osobním údajům. Subjekt údajů má právo získat od společnosti PMS s.r.o. potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, má právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším stanoveným informacím. Společnost PMS s.r.o. v takovém případě poskytne subjektu údajů také kopii zpracovávaných osobních údajů.

 

(b) Právo na opravu. Subjekt údajů má dále právo na to, aby společnost PMS s.r.o. bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

 

(c) Právo na výmaz („právo být zapomenut“). Subjekt údajů má právo na to, aby společnost PMS s.r.o. bez zbytečného odkladu vymazala osobní údaje, které se daného subjektu týkají, a společnost PMS s.r.o. má povinnost osobní údaje bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán některý z důvodů stanovených nařízením a společnost PMS s.r.o. není z jiného důvodu oprávněna si osobní údaje ponechat.

 

(d) Právo na omezení zpracování. Subjekt údajů má právo na to, aby společnost PMS s.r.o. omezila zpracování jeho osobních údajů, zejména pokud subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, pokud subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a v dalších případech stanovených nařízením.

 

(e) Právo na přenositelnost údajů. Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl společnosti PMS s.r.o., ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci, a to v případě, že zpracování je založeno na souhlasu subjektu údajů nebo probíhá na základě smlouvy a provádí se automatizovaně.

 

10. PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS A PRÁVO VZNÉST NÁMITKU

 

Aniž jsou jakkoliv dotčena práva dle předchozího článku 10, upozorňuje společnost PMS s.r.o. dále zvláště na právo vznést námitku. V situacích, kdy dochází ke zpracování osobních údajů pro účely ochrany oprávněných zájmů společnosti PMS s.r.o. či třetích osob, je subjekt údajů oprávněn vznést proti takovému zpracování námitku. V takovém případě musí společnost PMS s.r.o. za podmínek stanovených nařízením prokázat závažné oprávněné důvody takového zpracování, jinak zpracování osobních údajů ukončí.

11. PRÁVO PODAT STÍŽNOST

 

Pokud se subjekt údajů domnívá, že při zpracování jeho osobních údajů ze strany společnosti PMS s.r.o. dochází k porušení právních předpisů, zejména nařízení, může se obrátit se svou stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: +420 234 665 111, web: https://www.uoou.cz/.

12. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

 

12.1 Tyto zásady jsou platné a účinné ode dne 25. 5. 2018, přičemž aktuální znění je uveřejněno na webových stránkách http://www.pmsi.cz/gdpr.html a současně je dostupné v sídle společnosti PMS s.r.o..

 

12.2 Těmito zásadami se řídí i právní vztahy, založené před datem účinnosti těchto zásad.

 

12.3 Společnost PMS s.r.o. je oprávněna tyto zásady aktualizovat,a to prostřednictvím svého webu www.pmsi.cz.

 

 

 

Ve Slavonicích dne 20.5.2018

 

 

Podnik města Slavonice s.r.o.

Michal Dostál, jednatel společnosti